Praca grupowa jest konieczna w firmach zwłaszcza przy realizowaniu wszelkiego rodzaju przedsięwzięć. Czasami „praca grupowa” oznacza możliwość wspólnego planowania zadań z użyciem poczty elektronicznej i kalendarza, ale dopiero używając nowoczesnych programów komputerowych menedżerowie mogą wydajniej zaplanować pracę, sprawniej delegować zadania i w konsekwencji wykonać założenia projektu terminowo. Wybierając aplikację do pracy grupowej należy przemyśleć swoje potrzeby i upewnić się, czy aplikacja zawiera moduły , które umożliwią ich zaspokojenie.

Koordynujący pracę przydziela każdemu, kto bierze udział w pracy grupowej login i hasło dające dostęp do aplikacji i jej modułów, przyznaje ściśle określone uprawnienia i przydziela zadania do zrealizowania. Dzięki narzędziom do pracy grupowej możliwa jest również komunikacja internetowa między osobami biorącymi udział w projekcie poprzez fora dyskusyjne, czaty oraz system komentarzy. Koordynujący pracę grupową ma również możliwość generowania raportów określających poziom zaawansowania prac, czas pozostający do wykonania projektu i ocenę aktywności poszczególnych osób . Możliwa jest również archiwizacja danych i ich dalsza analiza.