Jeżeli organizujemy konferencje naukową, to jest wiele rzeczy, o których musimy pomyśleć: kto wystąpi, jacy będą sponsorzy, ilu będzie uczestników, gdzie będą zakwaterowani… Aby nie pogubić się w tym wszystkim, niezbędny jest dobry system komputerowy i świetna organizacja. Pracownicy muszą być bardzo dobrze dobrani do swoich zadań, ponieważ inne umiejętności są wymagane, gdy chcemy dobrze rozplanować konferencje od strony technicznej i logistycznej, inne do dokładnego i adekwatnego zaplanowania jej programu, jeszcze inne – zareklamowania jej i sprzedania biletów. Generalnie, konferencje są tworzone zarówno przez zespół organizatorów, jak i przez radę naukową. Do niektórych celów najlepsze jest wynajęcie firmy zewnętrznej. Dzieje się tak często np. w przypadku cateringu. Na ogół konferencje zdarzają się raz na jakiś czas i nawet jeżeli nasza firma na co dzień dostarcza pracownikom posiłki, w tak wyjątkowej sytuacji może nie dać rady z nietypowym zadaniem – tutaj outsourcing wydaje się niezbędny.